אפיון אתרים - מי דורש ומי משלם?

החלטתי הפעם לדבר על נושא האפיון מבלי לגעת בתהליכי עבודה כל שהם. אנו רק נדון בעצם הדרישה לאפיון מקצועי, מי אמור להתנות את תחילת פיתוח האתר בהימצאותו של אפיון שכזה ולמי יש אינטרס גדול יותר לדרוש זאת. מי אמור לשאת בנטל הכספי של כתיבת האפיון או אם תרצו: של מי האינטרס בכלל להידרש לנושא.
 

הדילמה

לקוח מתקשר ומברר אלצנו על בנית אתר. הוא מעלה מספר רעיונות, מראה דוגמאות של אתרים המתחרים מולו על פלך שוק זהה וגם מצהיר ש"אני זה אני ולא אכפת לי מה המתחרים שלי עושים". אנו כמובן מציעים לו רעיונות משלנו והשיחה נגמרת בזה שהוא מבקש "הצעת מחיר כתובה בצורה מסודרת."

מן הסתם נעדיף לכתוב בהצעת מחיר את כל הפרטים הטכניים והעיצוביים לפרטי פרטים שהלקוח יקבל במטרה למנוע בעיות שמקורם באי הבנה. אך אנו שואלים את עצמינו: עד כמה אנו צריכים לעבוד ולהכין מסמך ארוך ומעייף תוך שימת לב לכל מילה (שיש לה משמעות משפטית) ומבלי להיות מתוגמלים על כך?

מי אמור לשלם על העבודה הזו, הלקוח או שאנו נספוג את ההוצאות? מצד אחד זה הוא אינטרס ברור מאוד שלנו להבהיר ללקוח בדיוק מה הוא הולך לקבל ומה לא בכדי למנוע לאחר מכן דרישות מופרזות. מצד שני הכנת מסמך שכזה עלולה להיארך שעות נדירות ויקרות שאין לנו מהם כמות בלתי מוגבלת.
 

האינטרס שלנו לדרוש אפיון

"מה שלא כתוב לא קיים" (מתוך יומנו המצוי של בונה אתרים מתוסכל י.ו). זו היא לא בדיחה.  רק מוחם הקודח של הלקוחות שלנו יכולים להמציא את הדרישות הבלתי הגיוניות בעליל "אני חושב שהלוגו יראה טוב יותר כשהוא למטה". או, מה אכפת לך להזיז את הטקסט של המאמר טיפה שמאלה" בעוד שבצד שמאל כבר הגדרתם div במיוחד לסיידבר השמאלי.

כתיבת אפיון מסודר הינו אינטרס ראשון במעלה לנו בוני האתרים. רק כך אנו נדע בצורה ברורה איך אנו יוצאים מהפרויקט ולא רק איך נכנסו אליו. חשוב לציין שאפיון מסייע מאוד להתגבר על ה"התמכרות" שלנו לפיתוח אתר מסוים בפרט בפרויקטים גדולים שלוקחים זמן רב. כולנו יודעים היטב שאין דבר מושלם תחת השמש וללא ספק אם נשקיע בפרויקט מסוים חודש נוסף התוצאות יהיו ברמה גבוהה הרבה יותר ותעניק נחת למזמין העבודה וגם לנו. אך האם התנהלות זו הגיונית? אנו נוכל למצוא את עצמינו מתבוססים בתוך פרויקט ללא יכולת יציאה. אפיון מסודר משמש לנו במקרים כגון אלה כמורה דרך וסרגל לקנה מידה. אנו יודעים מתי מתחילים וגם מתי מסיימים. אנו נגדיר את הפרויקט כ"בוצע בהצלחה" בדיוק באותה נקודת זמן שרשימת הדרישות הושלמה ולא שניה אחת מאוחר יותר.

ללא הימצאותו של אפיון מסודר הלקוח במקרים רבים לא יצא מרוצה. הוא יבקש עוד ועוד תוך הענות בסירוב מצידינו או שנמצא את עצמינו נותנים עוד ועוד ופשוט מפסידים כסף. פשוט כבר עברנו מזמן את מכסת השעות והאנרגיות שאנו יכולים להשקיע בפרויקט אחד. גם אם תתנו יותר ממה שתכננתם מלכתחילה הלקוח יחשוב וירגיש שנתתם פחות. אין לנו קנה מידה.

האינטרס שלנו לא לדרוש אפיון

אנו עלולים להצטייר כטרחנים וכ"מרובעים" שאינם מוכנים להתגמש ולתת שירות טוב תוך התאמת ההתנהלות שלנו לצורכי הלקוח. הלקוח הרי בטוח שהוא למעשה גם היה יכול לבנות את האתר כי הוא "מאוד מוכשר וקולט דברים מהר". שלא לדבר על האחיינית שסיימה עכשיו את הלימודים במדעי המחשב והיא פשוט אמרה שאין לה זמן לזה בגלל המבחנים אבל בעקרון אנחנו בתור בוני אתרים מקצוענים נקראנו אל הדגל רק בתור ממלאי מקום לאנשים המוכשרים באמת.

הלקוח בכלל יעדיף שנצא לדרך ויהיה בסדר. הרי מדובר פה בפרויקט "מאוד פשוט ובכלל לא מסובך". על מה ולמה אנו מטרידים עם דרישות בלתי הגיוניות לכתיבת מסמך אפיון ארוך ויקר. ובכלל, הרי מדובר באתר של כמה אלפי שקלים בעוד שאפיון מקצועי יכול להתחיל מסכום דומה.

אנו צריכים לזכור שמעבר לפינה ממתינים לנו המתחרים שרק התחילו להיכנס לתחום ומוכנים לתת מחירי רצפה וודאי שאינם דורשים אפיון לפני שהם "זורקים" הצעות מחיר שבאמת לא מרוויחים עליהם. את הסוף של הסיפור כשהלקוח יצטרך לבנות את הכל מהתחלה אף אחד לא גילה לאיש שמשוחח איתנו כעת בטלפון.

כל זה ועוד מוביל אותנו למסקנה שנעדיף לא לפתוח את תיבת הפנדורה הזו ששמה אפיון. נעדיף להחליק את העניין ולקוות לטוב. אנו עלולים להסתכן בעריקת הלקוח למתחרים, זאת בעוד האינטרס הוא גם של הלקוח שידע בדיוק מה הוא הולך לקבל תמורת המחיר שנקבע. גם נדאג לאינטרס שלו וגם נענש בעריקה?
 

כלל האצבע

אם נסכם את הדברים נאמר כך: נוכחותו גורמת להוצאה (הוא יקר!) והיעדרותו גורמת להוצאה גם כן. אנו גם יכולים לשאול: על מי מוטלת העלות? או בעצם של מי האינטרס?

מניסיוני האישי אני ממליץ היום לבוני האתרים שלוקחים אצלי הדרכה פרטית כך:

בפרויקטים שנמוכים מ"כמה אלפי שקלים" (הסכום המדויק אינדיבידואלי לכל בונה אתרים. כמובן, מה באמת חשבת שאקוב פה במספרים? עוד פעם הדיפלומטיה הזו...) אנו לא נדרוש אפיון מקצועי מהלקוח ולו מהסיבה שלא יערוק למתחרים. אך אנו כן נשקיע מעט זמן לכתיבת אפיון פשוט המתאר בקווים כלליים את הדברים. התנהלות זו עלולה להוות מטרד מסוים בשעה שאנו נבלה יום או יומיים בשבוע בכתיבת הצעות מחיר (לפחות בהתחלה) אך זאת הברירה היחידה שעומדת בפנינו.

בפרויקטים גדולים יותר אנו נאלץ לדרוש אפיון לפני הגשת הצעת מחיר. אנו יכולים אף להציע את שירותינו המצוינים בעניין בתשלום נפרד וכמובן שהלקוח יוכל לעשות באפיון כרצונו ואף ללכת אתו להקים את האתר בחברה מתחרה.

כמובן שנשתדל להסביר ללקוח שכתיבת אפיון בצורה מקצועית בסופו של יום תחסוך לו כסף ואף זמן, תגרום לו שיקבל באמת את מה שצריך, ושיקבל את כל מה שהבטיחו לו. בסופו של דבר התנהלות מסודרת מוציאה לקוחות מרוצים יותר...